En la oficina se esconden
numerosos ladrones de tiempo: teléfono, correos que llegan sin parar, llamadas
telefónicas, personas que necesitan que les atiendas inmediatamente, reuniones
interminables e incluso en ocasiones, sistemas de mensajería instantánea.
Para ser más productivo en el trabajo en primer lugar necesitas generar un buen clima y entorno, porque es el lugar donde vas a pasar largas jornadas laborales. Al igual que cuesta conciliar el sueño en un dormitorio desordenado donde te sientes incómodo y en el que tienes que dormir al lado de tu pareja con la que acabas de discutir, intentar ser productivo en un espacio atiborrado de informes, documentos, etc. con el caos desplegándose a sus anchas por tu mesa y/o despacho y con una relación con los compañeros en la que cualquier chispa podría hacer arder Troya, va a resultarte muy difícil.
No se trata de que tu espacio de
trabajo parezca una foto sacada de una revista, pero sí que te permita trabajar
cómodamente, encontrar la información que necesites y que no te distraiga tu
propio desorden.
Si no pones medidas para
minimizar los ataques de los ladrones de tiempo sentirás que tras una larga
jornada de ocho horas (e incluso más) no has hecho nada de lo que tenías
pendiente. ¿Qué puedes hacer entonces?
Respecto al correo electrónico:
dedica un rato al día para responder todos los correos, puede ser un buen
momento al llegar a la oficina y te vas despertando del todo, a la hora del
mediodía o antes de irte, para desconectar de lo que estabas haciendo. Trabaja
con carpetas para que resulte fácil buscar la información que necesites, de
manera que tu bandeja de entrada no tenga más de diez mensajes, así no te
agobiarás cada vez que entres y tendrás más sensación de control.
Si tienes que trabajar en un
informe o concentrarte en algo relevante, desactiva las notificaciones de
correo entrante o incluso cierra el correo. Solemos priorizar atender a los
mensajes en lugar de otras tareas, muchas veces porque es difícil obviar ese
tintineo constante que nos avisa de que nos están escribiendo.
Respecto a las llamadas. Claro
está que depende de tu puesto, pero si no trabajas en un call center o puedes
devolver las llamadas más tarde, haz lo mismo que en el caso de los correos.
Intenta desviar el teléfono si existe la posibilidad, o baja el volumen del
aparato y después dedica un rato a devolver llamadas. Si alguien necesita
contactar contigo urgentemente, no te preocupes, te localizará seguro.
Para intentar enfocarte en cuestiones
importantes a las que en general les damos
menos urgencia que al teléfono o al correo electrónico, puedes separarte físicamente
si tu espacio de trabajo te lo permite, o escuchar música con auriculares que
te ayude a concentrarte y te aísle del ruido del resto de la oficina. Si
adviertes a los compañeros de alrededor que te pones en modo concentración
total y te aíslas con música, probablemente respeten tu necesidad de
recogimiento y no te molesten.
El tema de las reuniones es más
complicado porque no depende de ti, pero sí hay algo que puedes hacer:
prepararla bien, recopilar toda la información que necesites, revisar tus notas
de una reunión previa si la hubo y solicitar a quien la convoque que envíen el
orden del día. Asistir a una reunión sin conocer los temas a tratar por todos
los convocados y sin llevarla preparada puede hacer que se extienda hasta el
infinito y más allá, como diría Buzz Lightyear.
Igual eres una persona que padece
fobia a las listas, pero revisar lo que tienes pendiente, lo que te han pedido
que hagas y lo que necesitas que otros realicen puede ayudarte a organizar tus
ideas sobre un papel. Tachar cosas que te has quitado de encima de una “to do
list” puede resultar motivador por otra parte.
Por último, algo muy importante:
las relaciones sociales. Trabajar en una empresa tóxica puede consumir toda tu
energía, por lo que apenas te sentirás capaz de hacer tu trabajo, sobrevivir en
un entorno así ya es una ardua labor.
Por otro lado, dar rienda suelta
a tu genio o peculiar carácter con compañeros, colaboradores y jefes, te sumará
más problemas para desarrollar tus funciones y perjudicará notablemente tu
rendimiento y en especial el de los demás.
Tus compañeros de trabajo no
tienen que ser tus amigos, si al final se convierten en ellos, genial, pero lo
crucial es que tengas una relación lo suficientemente agradable con ellos como
para que levantarte e ir a la oficina no sea un suplicio y que si tienes un mal
día, alguien te anime y te ayude a sobrellevarlo.
Interesarte por los demás, por su
bienestar, ayudarles si puedes hacerlo, en resumen, ser buen compañero/a es una
relación de ganar-ganar. La inversión de tiempo que haces en las personas que
trabajan a tu lado es de las más
rentables en el mundo profesional, te lo aseguro. Gestionar las envidias,
controlar a los trepas, respirar hondo para no entrar en un ataque dialéctico
puede requerirte energía, pero mucho menos que si te dejas arrastrar en la
marea nociva que suele habitar en las empresas.
Todos queremos trabajar al lado
de quien siempre tiene una sonrisa en la cara y enfoca el día a día con
optimismo. El contagio emocional positivo afecta a la productividad.
“La productividad es una orientación del carácter que pueden tener todos los seres humanos, en el grado en que no se encuentren emocionalmente inválidos. Las personas productivas animan lo que tocan. Hacen surgir sus propias facultades, y dan vida a las personas y a las cosas”
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